TEMA5

 

INTRODUCCIÓN

1.       Realizar pedidos a los proveedores.

2.       Realizar compras de otros aprovisionamientos.

3.       Reflejar los pedidos de facturación.

4.       Llevar un control de pedidos.

5.       Controlar las facturas recibidas y reflejarlo en el programa de contabilidad.

6.       Reconocer los registros, materiales y archivos de este departamento correctamente.

7.       Realizar la comunicación escrita con proveedores (cartas).

CONCEPTOS BÁSICOS

·         El pedido

Cuando una empresa desea solicitar mercancías a un proveedor emite un pedido. Puede realizarse mediante impreso del comprador o impreso del vendedor (propuesta de pedido), carta, teléfono, fax o correo electrónico.

a)      Si se realiza por teléfono dejarse constancia escrita del pedido e incluyendo la mercancía solicitada y a pagarla según la forma convenida.

b)      Si se realiza por carta se debe de hacer una copia y guardarse.

·         Reclamación de pedidos

En ocasiones, es necesario realizar reclamaciones de pedidos.

a)      Retrasos en la entrega: suele utilizarse el teléfono, aunque es conveniente anotar en el registro la fecha en la que se ha realizado la reclamación.

b)     Errores en la mercancía entregada: si se trata de reclamar un error en la mercancía enviada de algún producto, es conveniente que, de la llamada que podamos efectuar al proveedor, se redacte una carta de reclamación.

·         La factura

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios.

Reclamación de facturas

En ocasiones, es necesario reclamar al proveedor el envío de una corrección a una factura errónea, porque presenta algún error de cálculo o bien porque no se ajusta a la compra realizada, porque los precios no corresponden con los pactados en el pedido.

Se debe indicar el número de factura y el error cometido.

·         La factura rectificativa

Se realiza una factura rectificativa cuando no se ha cumplido alguno de los requisitos establecidos en la normativa referente al contenido o cuando las cuotas repercutidas de IVA se han determinado de manera incorrecta.

·         La factura electrónica

La factura electrónica, es un documento que se genera por medios informáticos y que sustituye a la factura en papel.

Reduce gasto de papel y de espacio y además facilita el control por parte de la Administración Tributaria. La firma digital garantiza la identidad del emisor.

Las tres condiciones para la realización de la e-Factura son:

a) Un formato electrónico (pdf, html, doc, xls)

b) Una transmisión telemática

c) La transmisión telemática deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida

·         Materiales necesarios

Bandeja de documentos

Nota de pedido

Carpeta colgante pedido pendientes de recibir

Carpeta colgante Albaranes pendientes de recibir

Control de pedidos

Registro de incidencias por devolución de compras

Registro de compras de otros aprovisionamientos

Carpeta archivadora de compras

Registro de facturas recibidas

Fichas de proveedores

Nota interna de compra de materiales

PRÁCTICAS

Cartas.

1.      Redacta la carta de reclamación que realizaría la empresa del Caso práctico 1 en el supuesto de que el pedido de las cajas de música no hubiera llegado aún y hubiera transcurrido una semana desde la fecha de entrega pactada.

Calle Genesís, 22

Calatayud (Zaragoza)

Musical Box

  Arcadia, 5

  Zaragoza

                                                                                     Calatayud, 20 de enero de 2017

Asunto: Retraso en el pedido

                                                                     

Estimado señores:

Despues de haber transcurrido el período estipulado de tiempo, rogamos que nos informen del estado de nuestro pedido.

Confiamos en que las causas del retraso hayan podido ser solucionadas, puesto que la mercancía que no hemos podido recibir lleva una semana de retraso la fecha de pedido.

Esperamos sus noticias, confiando en que se resuelva este asunto de forma eficaz, se despide atententamente,

Cristina Rodrigo

                                                                                                              Jefa de compras

2. Realiza la factura rectificativa R-57 que enviaría Randoma, SL a Danza Mágica si se hubieran devuelto todas las zapatillas de ballet (los 40 pares del nº 36 y los 40 pares del nº 37) y, sin embargo, Randoma, SL hubiera enviado la factura 256 sin tener en cuenta la devolución.

C/ Gran capitan, 10

Almerí (Almería)

04009 Almería                                                                                                                    

                                                                                                                Compañía ONO

                                                                                                                        Abanto, 23

                                                                                                                              Madrid

                                                                                     Las Rozas, 22 de enero de 2017

Asunto: Reclamación de Internet

                                                                     

Estimado señores:

Buenos días, soy Eva Padilla cliente de ONO y desde el pasado mes de Noviembre mi línea ADSL contratada me está dando muchos problemas y me va lento estoy indignada porque contraté 16 Megas y no cumple con los requisitos que me dijeron.

De momento seguiremos confiando en ustedes, porque me parecéis una gran compañía pero por favor necesito urgentemente un técnico, para que me subsane los fallos de Internet, gracias.

Esperamos sus noticias, confiando en que se resuelva este asunto de forma eficaz, se despide atententamente,

                                                                                                                 

                                                                                                                    Eva Padilla Muñoz

                                                                                                                Cliente de ONO