TEMA 2º. ORGANIZACIÓN POR DEPARTAMENTOS
RESUMEN
Introducción
La organización, el trabajo en
equipo, la comunicación (Tanto interna como externa a la empresa) y la
organización de la información y archivo son aspectos muy importantes para
cualquier empresa.
CONCEPTOS BÁSICOS
A) La
Organización en la Empresa
El Organigrama
es una representación de la organización de una empresa:
a. La Estructura de la empresa con sus
diferentes departamentos.
b. El Orden Jerárquico y el
establecimiento de las relaciones entre los diferentes escalones que lo
configuran. El Orden Jerárquico da lugar al nivel de responsabilidad.
c. Los Canales de Comunicación.
El Funcional es el más
utilizado. El Organigrama Funcional se caracteriza por
agrupar las actividades por
departamentos.
B. ¿Qué es el Trabajo en
Equipo?
El trabajo
en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la
ejecución de un proyecto. El resultado final es responsabilidad del
equipo. Cada miembro del equipo es
responsable de un cometido sin ninguna coordinación, sin contar con los demás,
no forma parte del equipo.
El trabajo en equipo se define como la unión de dos o más
personas organizadas de una forma determinada, las cuales cooperan para lograr
un fin común que es la ejecución de un proyecto.
SIMULACIÓN DE LA ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE
LA EMPRESA EN EL AULA
Estructura y
Organización de la empresa.
PASO 1. Diseño del organigrama:Exige el
resultado previo de los diferentes puestos o cargos de la empresa. Se puede llevar a cabo según diferentes
criterios, pero el que mejor se adapta a la organización de la mayoría de las
empresas es el organigrama funcional por departamentos.
PASO 2. Definición de
puestos de trabajos y trabajos
Antes de
comenzar la actividad empresarial deben quedar bien definidas las funciones y
tareas de cada puesto de trabajo y los niveles de responsabilidad.
Deberás
realizar una relación de las tareas que cada departamento y cada puesto de
trabajo de tu empresa debe llevar a cabo.
DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS Y DIFERENTES DEPARTAMENTOS
funciones
|
|
Es
necesaria una etapa de formación inicial en la que el trabajador vaya
conociendo el funcionamiento concreto de la empresa y de su puesto de trabajo.
Trabajo en equipo.
PASO 1. Formación
de equipos y grupos de trabajo
Debemos crear equipos de trabajo
entre los componentes de la clase. Cada equipo trabajará en grupo en un
departamento con el objetivo de realizar todas las tareas propuesta por el
profesor.
PASO 1. Los grupos de
trabajo rotara por los distintos departamentos.
PASO 1. Cada grupo
contará con un jefe de equipo.
OBJETIVOS DE UN EQUIPO DE TRABAJO
|
.Conseguir
mayor nivel de eficacia.
|
.Mejorar
el clima laboral.
|
.Tener
una comunicación más directa y fluida.
|
.Aumentar
la motivación de los componentes del equipo.
|
.Adquirir
un mayor nivel de compromiso con los objetivos marcados.
|
Comunicación
y Transformación de la Información.
La
necesidad de comunicación es indudable en cualquier ámbito de la vida, y
también en el trabajo cuando se trabaja en equipo.
A.
Transmisión de la
información interna en la empresa :
Una buena
comunicación contribuye a mejorar el clima laboral y facilita la detección
de posibles deficiencias dentro de la organización.
B.
Transmisión de la
información externa:
La
comunicación de la empresa con el entorno exterior merece una atención
especial,
principalmente la atención al cliente.
Puede llegar a ser un elemento promocional
para aumentar la ventas como la
publicidad o los descuentos.
Atraer un cliente nuevo es más difícil y más
costoso que mantener uno.
Las empresas tratan de fidelizar con sus clientes ofreciéndoles un buen servicio.
Los clientes aumentarán si conocemos sus
necesidades y las sabemos satisfacer.
La empresa debe adaptar sus productos y
servicios a estos cambios.
C.
Formas de comunicación y
transmisión externa:
La Comunicación Oral
El más importante de todos los medios
orales en la empresa es sin duda el teléfono
por la frecuencia con que se utiliza.
Permite comunicarnos con clientes, proveedores, entidades bancarias, etc. Es
importante tener un trato cortés y adecuado, que use un lenguaje correcto y que
muestre interés por su interlocutor.
NORMAS A TENER EN CUENTA CUANDO SE
RECIBE O SE REALIZA UNA LLAMADA TELEFÓNICA
 CUANDO RECIBE UNA LLAMADA |
 CUANDO REALIZA UNA LLAMADA |
 Identificarse. |
 Saludar. |
  Averiguar qué desea el interlocutor
o quien quiere hablar. |
 Identificarse. |
  Solicitar a la persona que llama que se identifique. |
   Solicitar la comunicación con la persona con la que queremos
hablar. |
  Pasar la llamada a la persona interesada. |
  Si no es posible comunicarnos con esa persona, dejar el mensaje
o preguntas cuándo podemos hablar con ella. |
 Tomas nota. |
|
 Transmitir mensajes claros y escuetos |
La Comunicación Escrita
La correspondencia comercial
establece una relación entre la empresa y los
agentes externos y proporciona una
determinada imagen de la empresa.
La carta comercial es el modo de
comunicación más importante en una
empresa actualmente se están
imponiendo con fuerza las formas de
comunicación a través de la red.
Para una correcta redacción de una
carta comercial:
●
Limpieza y
Corrección.
●
Construcción
de frases cortas, sencillas, bien redactadas y sin faltas de ortografía.
●
Trato
cortés
ACTIVIDADES
DEL LIBRO
1. Bestlife, SA es una empresa que se
dedica al diseño y la confección de prendas de vestir adaptadas a
discapacitados. Tiene sus sede central en Huesca, donde únicamente se encuentra
la dirección y el departamento de Finanzas. En Zaragoza se ubica el taller de
producción, el almacén y el departamento comercial. El taller de producción, a
su vez, está dividido en dos áreas: diseño y confección. La delegación de
Zaragoza se encuentra al frente de un subdirector.
Diseña el
organigrama que consideres más adecuado para esta empresa.
2. Observa las gaviotas cuando vuelan.
Al volar en forma de “V”, el grupo entero aumenta en torno a un 70% al alcance
de su vuelo, ya que aprovecha la resistencia al aire resguardándose de las que
están al frente.
Cuando la gaviota líder
se cansa pasa al final de la formación y otra asume la delantera. Además,
graznan para dar coraje y aliento a las que van delante.
¿Qué conclusiones sacas
de este texto? ¿Podría aplicarse al trabajo en equipo en una empresa?
Lo que yo opino es que
todos pueden ayudarse entre si y apoyarse y que eso es trabajo en equipo.
EJERCICIOS
DEL LIBRO DEL PROFESOR
1.
Frutrigama
es una empresa que se dedica a la producción de fruta de IV gama (pelada,
cortada y envasada en atmósfera modificada). Su plantilla está formada por el siguiente
equipo: un director general, cuatro jefes de departamento (producción,
administración, comercial y logística), un jefe de calidad que depende
directamente del jefe de producción y diez operarios distribuidas entre los
departamentos: cinco en producción, dos en administración, dos en comercial y
un de logística. Diseña el organigrama más adecuado.
2.
Piensa en las
siguientes tareas que realiza una empresa e indica a qué departamento
pertenecen:
a)
Emisión de una factura: Departamento de ventas
b)
Emisión de un cheque : Departamento de Tesorería
c)
Elaboración de balances : Departamento de Contabilidad
d)
Inventario de existencias: Departamento de Almacenaje
e)
Reclamación de pedidos: Departamento de Compras
f)
Conciliación bancaria: Departamento de Contabilidad
g)
Emisión de albaranes: Departamento de Almacenaje
h)
Reclamación de impagados: Departamento de Tesorería
i)
Atención telefónica: Departamento de Ventas
j)
Confección de catálogos publicitarios: Departamento de ventas (Marketing)
3.
El grupo de
alumnos de tu clase va a realizar un viaje de estudios al final de curso, y
estáis pensando en planificar qué vais a hacer para obtener dinero para vuestro
viaje. Describe las ventajas que tendrá trabajar en equipo frente a la
posibilidad de que sea un solo compañero que lo organice.
Más motivación. Los equipos satisfacen
necesidades de rango superior. Los miembros de un equipo de trabajo tienen la
oportunidad de aplicar sus conocimientos y competencias y ser reconocidos por
ello, desarrollando un sentimiento de autoeficacia y pertenencia al grupo.
Mayor compromiso. Participar en el
análisis y toma de decisiones compromete con las metas del equipo y los
objetivos organizacionales.
Más ideas. El efecto sinérgico
que se produce cuando las personas trabajan juntas tienen como resultado la
producción de un mayor número de ideas que cuando una persona trabaja en
solitario.
Más creatividad. La creatividad es
estimulada con la combinación de los esfuerzos de los individuos, lo que ayuda
a generar nuevos caminos para el pensamiento y la reflexión sobre los
problemas, procesos y sistemas.
Mejora la comunicación. Compartir ideas y
puntos de vista con otros, en un entorno que estimula la comunicación abierta y
positiva, contribuye a mejorar el funcionamiento de la organización.
Mejores resultados. Cuando las personas
trabajan en equipo, es indiscutible que se mejoran los resultados.
4. Redacta las cartas que nuestra empresa
Marmingo Luz, SL escribiría por los siguientes motivos:
- Carta de presentación cuando comienza
su actividad comercial acompañado del catálogo de productos.
C/Rosalía
de Benagalbón, 6
50122
Zaragoza
Av.
El Rosario #1025 Colonia El Rosario
C.P
02430
Delegación
Azcapotzalco CDMX
Estimados
Señor@s:
La
presente misiva, tiene como objetivo saludarlos muy cordialmente, y a su vez,
presentarles nuestra nueva empresa, Marmingo Luz S.L, la cual es muy
reconocida, en dicho mercado, al ser especialistas, en ofrecer los mejores
servicios en diversos centros comerciales y tiendas.
De
esta manera, contamos con colaboradores altamente cualificados, y los mejores
procesos y equipos, que garantizan, la efectividad, de nuestros resultados.
Por
todo ello, quedamos a su disposición, ante cualquier necesidad o requerimiento,
que se les presente. Un cordial saludo.
Esta es la lista de productos:
Portátil -
Acer ES1-731-C5K9,Intel, 1TB Y 4GB DE RAM. 17,3” Bluetooth y HDMI.
Portátil -
Lenovo G70-37, A8-6410 Quad Core, Radeon R5.
Portátil- HP
17-P100NS, E1-6010, 500GB, Grabadora DVD, 17,3” con gráficos AMD Radeon RZ
Portátil- Asus R753UX-TH11ST, i7-65000, 8GB RAM
Portátil 2 en
1 Convertible- Acer R3-131T, Intel, 500GB Y 4GB
Atentamente,
Marmingo S.L
Departamento Compras
Carta de solicitud de presupuestos para la compra de cinco
ordenadores.
C/
Rosalía de Benagalbón, 6
50122
Zaragoza
Centro Comercial Gran Casa
Calle de la Poetisa María Zambrano, 35
50018 Zaragoza
Estimados
Ustedes:
Por el presente nos ponemos en contacto con ustedes para hacerles
un pedido del presupuesto de cinco ordenadores portátiles:
Portátil -
Acer ES1-731-C5K9,Intel, 1TB Y 4GB DE RAM. 17,3” Bluetooth y HDMI.
Portátil -
Lenovo G70-37, A8-6410 Quad Core, Radeon R5.
Portátil- HP
17-P100NS, E1-6010, 500GB, Grabadora DVD, 17,3” con gráficos AMD Radeon RZ
Portátil- Asus R753UX-TH11ST, i7-65000, 8GB RAM
Portátil 2 en 1 Convertible- Acer
R3-131T, Intel, 500GB Y 4GB
Os
rogamos que nos confirmen el precio total del pedido, las condiciones de
pago, de envío y de transportes . cordial
saludo
Atentamente,
Marmingo Luz S.L
Departamento de Compras
 |
Carta comunicando el pago de una cantidad de dinero
mediante transferencia bancaria. Corresponde a un pago que tuvo su vencimiento
hace diez días. Debes disculparte por el retraso.
C/
Rosalía de Benagalbón, 6
50122
Zaragoza
Oficina Nº 583
Banco Santander
C/ Delicias, 52-54
Zaragoza
Por
la presente les comunico que con fecha 10 de Noviembre de 2016, hemos realizado
una transferencia bancaria que debería haberse realizado el 1 de Noviembre, porque no pudo hacerse por
problemas de la empresa.
Disculpen
las molestias, por el tiempo que les hayamos hecho esperar. Un cordial saludo
Atentamente,
Marmingo Luz S.L
Departamento de Tesorería
 |
5.Redacta la carta que recibiría
Marmingo Luz como respuesta a su solicitud de presupuesto del apartado b) de la
actividad anterior.
Centro
Comercial Gran Casa
Calle de la Poetisa María Zambrano, 35
50018 Zaragoza
C/ Rosalía de Benagalbón, 6
50122 Zaragoza
Por
la presente les comunicamos que recibimos vuestra carta pidiéndonos información
sobre productos de nuestra empresa.
Os
aseguramos que los ordenadores que pedisteis
son de muy buena calidad y sin duda no tendréis queja ninguna en comprarnos a
nosotros esos productos que necesitan.
Aprovechamos
para comunicarles que dentro de poco habrá una gran oferta en nuestra empresa
MediaMarkt, por si necesitáis más productos. Podéis encontrar nuestros
productos en nuestra página web www. mediamarkt.esnos
despedimos muy cordialmente.
Atentamente,
MediaMarkt
Departamento de Marketing
 |
6.Busca a través de distintos medios de
comunicación ofertas de empleo en las que se demanden personas que deben
desempeñar puestos de trabajo de atención al cliente. ¿Qué requisitos piden?
Los requisitos que
piden para el trabajo de atención al cliente son:
Estudios mínimos: Educación
Secundaria Obligatoria
Experiencia mínima: 1 año al menos.
Conocimientos necesarios: Servicio
de Atención al Cliente, Calidad, Informática, Mecanografía ,etc
Los requisitos mínimos son:
Dominio del castellano e inglés (también se valorará
mucho el catalán).
Disponibilidad horaria (incluyendo fines de semana).
Experiencia previa en atención al cliente.
Facilidad para la informática
7. Enumera las ventajas e inconvenientes
que creemos que tienen las compras a través de Internet.
VENTAJAS
|
INCONVENIENTES
|
La Disponibilidad:
Al hacer uso del Internet
podemos comprar un producto o servicio a cualquier hora del día, no tenemos
dependencia de horarios comerciales de apertura y cierre.
|
Los Problemas de Envió:
Cuando compramos por Internet tenemos es posible que tengamos que
esperar días, semanas e incluso se dan casos de hasta meses para que nuestro
artículo llegue a su destino.
|
La Comodidad:
Al comprar online tenemos la ventaja de adquirir nuestros productos
desde casa, oficina o desde el lugar de trabajo, evitando así el
desplazamientos y los costos que puede conllevar dicho desplazamiento.
|
La Desconfianza:
De cómo vendrá el paquete del artículo que compramos en la red, si
llegara bien, si fuimos o no engañados, si llegara en buenas condiciones,
etc.
|
La Rapidez:
Otra gran ventaja del Internet es que el acceso hacia los productos y
servicios se realiza sin mayor demora o tramitaciones lentas y burocráticas.
|
No es posible ver el Artículo antes de
Comprarlo:
El comprador online no puede tocar o probar el artículo, solo ve una
fotografía del producto en la web donde realiza la compra.
|
Atención Personalizada:
Esta es otra ventaja de las compras online, podemos hacer contacto con
el proveedor del servicio y pedir los productos que se ajusten a nuestra
medidas y necesidades personales.
|
Los Pagos con Tarjeta de Crédito:
Es necesario una tarjeta de
crédito, genera desconfianza a muchos usuarios ya que temen que al
proporcionar sus datos bancarios en la web, ser víctimas de robo o estafa.
|
8.Candida Ruiz trabaja en la centralita
de la empresa Ibergas. SA y recibe una
llamada de la clienta Ana Pérez, que
está muy enfadada porque la calefacción
que le han instalado no funciona y
quiere hablar con el director. El director, Sr.
Duque, está hablando con otro cliente
y no puede ponerse al teléfono, por lo
que le pide a Candida que tome nota
de la llamada e indique a la Sra. Pérez que
la llamara en cuanto pueda.
ANA PÉREZ:Hola buenos días
CANDIDA
RUIZ:¿Si, dígame que desea?
ANA PÉREZ:Hola soy Ana y me comunico con ustedes
porque hace una semana contraté sus servicios de calefacción y no me funcionan
correctamente y me gustaría hablar con el director para que me solucionara este
problema que me urge prisa.
CANDIDA
RUIZ:Perdone pero el Señor
Duque no se encuentra disponible en este momento por favor llame más tarde.
ANA PÉREZ:Pues yo necesito urgentemente que
alguien me atienda porque estoy indignadísima, porque como ya les he dicho
necesito que me arreglen la calefacción, no puedo esperar mucho a que me lo
arreglen.
CANDIDA
RUIZ:Por favor, cálmese
Señora en cuanto el Señor Duque esté disponible el mismo se comunicará con
usted y solucionaremos su problema de inmediato, Deme su nombre, su apellido y
su dirección y le dejaré una nota al señor Duque para que se comunique con
usted en cuanto pueda
ANA PÉREZ:Ana María Pérez del Rosal de todos
los campos. Y mi dirección es Calle Regadera número 23
CANDIDA
RUIZ:Vale Señora Ana,
buenos días y que tenga un buen día.
9.Imagina que
eres el jefe de compras de una cadena de supermercados y que tienes que hacer
una compra a un proveedor.
JEFE:Hola buenos días, me llamo Andrea
Fernández Orta y soy la jefa de compras del Supermercado Mercadona.
PROVEEDOR:Buenos días. ¿Qué desea?
JEFE:Desearía realizar un pedido en su
empresa.
PROVEEDOR:¿Qué productos desearía comprar?
JEFE:Desearía comprar una serie de
artículos alimenticios y productos de higiene
.
PROVEEDOR: De acuerdo, mándame un correo
electrónico a la dirección de
mercadona@outlock.
com y me dice todos los
productos que desea y yo le responderé con otro correo electrónico diciéndole
el total de los precios.
JEFE:De acuerdo ahora mismo se lo mando.
¿Y los portes están incluidos en la factura?
PROVEEDOR:Si, están incluidos.
JEFE:¿Si vienen los productos defectuosos
ustedes se hacen cargo
PROVEEDOR:Si, por supuesto nosotros nos
pasaremos a recogerlos sin problemas.
JEFE:¿Y el dinero de los productos
defectuosos se devuelve?
PROVEEDOR:No se devuelve, pero se cambian los
productos defectuosos por otros
productos nuevos y sin cobrar los
portes.
JEFE:Vale, de acuerdo. Muchas gracias y
buenos días.
PROVEEDOR:Buenos días y que pase un buen día.
10.Explica
cuáles son las diferencias entre un grupo de trabajo y un equipo de
trabajo. Para trabajar en la
empresa en el aula, ¿qué deberías formar con tus
compañeros: un grupo o un equipo de
trabajo? ¿Por qué?
Un grupo
de trabajo son dos o más
individuos que trabajan en forma independiente para alcanzar un objetivo global
y pueden o no trabajar uno al lado del otro en el mismo departamento. Los
comportamientos, formas de trabajar, responsabilidad y liderazgo en un grupo
son muy diferentes a los de un equipo.
Un equipo de trabajo es un pequeño grupo de personas con habilidades complementarias que están comprometidos con un objetivo en común y una forma de trabajo que sostiene la responsabilidad de cada uno.
Un equipo de trabajo es un pequeño grupo de personas con habilidades complementarias que están comprometidos con un objetivo en común y una forma de trabajo que sostiene la responsabilidad de cada uno.
11.¿Qué es el
Certificado Digital? ¿Para qué se utiliza?
El Certificado Digital
es un documento digital que contiene los datos identificativos del usuario.
Se utiliza para
identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas con la
garantía de que solo el usuario y su interlocutor pueden acceder a ella.
Permite realizar trámites de forma segura con la Administración Pública, a
través de Internet. Pueden evitarse desplazamientos y esperas innecesarias. Se
utiliza a través del propio navegador y no es necesaria la instalación de
ningún otro programa adicional. Y sobre todo lo más importante es que es
gratuito.
12.Nombra cinco utilidades que tiene el
uso de Internet para la empresa
1º Enviar y recibir
correos.
2º Mantener una agenda
con datos y direcciones de clientes, proveedores y otros, lo que permite tener
una base de datos que facilita una comunicación rápida y eficaz con ellos.
3ºRealizar y recibir
pedidos.
4º Como herramienta de
marketing para llegar de manera fácil y económica a cualquier parte del mundo
en poco tiempo.
5º Acceder a la banca online.
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